PROJETO PAPEL ZERO

Entenda como reduzir o uso de papel nas formalizações de processos administrativos.

PROJETO PAPEL ZERO

O Decreto N° 8.539 de 08/10/2015 instituiu que todos os órgãos e as entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deveriam adotar o uso do meio eletrônico para a formalização do processo administrativo.

E, nesse sentido, procurando ainda ampliar o alcance das ações eletrônicas expostas no decreto, o IFTM por meio da Portaria Normativa nº 002 de 29/12/2017 estabeleceu a obrigatoriedade da abertura, formalização e tramitação de processos e documentos oficiais (despacho, ofício, ofício circular, memorando, memorando circular, entre diversos outros), exclusivamente, por meio eletrônico, a partir do dia 01/01/2018.

Foram criados dois módulos do Sistema Integrado de Gestão do IFTM (ERP – IFTM), que já se comunica com outros módulos em funcionamento e se comunicará com outros em desenvolvimento. Futuramente, quando estes e outros módulos estiverem em pleno funcionamento, serão disponibilizadas informações, de amplo e fácil acesso, aos gestores e servidores do IFTM, para tomada de decisões.

O DOCS, Módulo Administrativo de elaboração, cadastramento, protocolo, assinatura e tramitação de documentos oficiais eletrônicos do IFTM, foi desenvolvido para que todos os servidores, gestores e membros das equipes dos setores de Protocolo/Gestão de documentos do IFTM possam registrar e buscar informações referentes aos documentos institucionais

O PEI, Módulo Administrativo de abertura, tramitação, gestão e arquivamento dos processos eletrônicos do IFTM, foi desenvolvido para que todos os servidores, gestores e membros das equipes de dos setores de Protocolo / Gestão de documentos do IFTM possam registrar e buscar informações referentes aos processos administrativos.

Todo este conjunto de mudanças foi chamado de “Papel Zero”, uma vez que o que se busca é, no futuro, reduzir ao mínimo necessário as impressões em papel. Neste primeiro passo o programa já trouxe modernização e considerável economicidade para o serviço público, mais facilidade e dinamismo para os servidores, com a tramitação instantânea de processos entre unidades, e também ganhos para a natureza, com a redução/extinção do uso de papel.

Para fins de implementação deste programa, então, o seguinte foi definido:

  1. Os processos que foram abertos até 31/12/2017 (físicos / analógicos) continuarão tramitando fisicamente até que sejam arquivados, mas o registro de seus trâmites será realizado digitalmente pelo PEI (antigo Protocolo);
  2. Nenhum processo deverá ser digitalizado no momento.

Visando sanar algumas dúvidas que frequentemente acometem os servidores, seguem abaixo algumas das “perguntas frequentes” referentes ao projeto “Papel Zero”; em caso de outras dúvidas procure o setor de protocolo da sua unidade.


PERGUNTAS FREQUENTES


O que é PAPEL ZERO?

É um projeto que busca aperfeiçoar a gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos no âmbito do IFTM; além de atender o estabelecido no Decreto nº 8.539 de 08/10/15, sobre a tramitação de processos eletrônicos, o projeto papel zero permite ainda a elaboração, edição, assinatura e trâmite de documentos. Os sistemas que permitem a implantação do projeto proporcionam a visualização simultânea de várias unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo assim o tempo e custo de realização das atividades.


O que acontece com os processos físicos iniciados antes do dia 01/01/2018 e que ainda estão em tramitação?

Os processos iniciados em suporte “físicos” continuarão sua tramitação normalmente em via física, mas terão os seus trâmites registrados normalmente no PEI (antigo protocolo). Somente os processos abertos a partir de 01/01/2018 devem ser criados, editados e tramitados exclusivamente por meio do módulo PEI. Os documentos que serão elaborados para compor estes processos físicos (como despachos, memorandos, etc.), se após 01/01/2018, deverão ser obrigatoriamente elaborados e assinados digitalmente via DOCs, posteriormente impressos e anexados ao processo físico. Estes documentos eletrônicos que comporão processos físicos NÃO devem ser tramitados eletronicamente.


Não tenho conhecimentos a respeito dos módulos e não conheço as suas funcionalidades. O que fazer?

Todos os responsáveis pelos setores de protocolo e arquivo das unidades tiveram treinamento para serem multiplicadores do conhecimento dos módulos, assim como mais um servidor indicado pela Direção Geral de cada unidade. Além disso, vários servidores foram capacitados “in loco” pela PROAD em todas as unidades do IFTM, em um treinamento ocorrido em dezembro/2017 que foi aberto para todos. Dessa forma, sugerimos que procure os respectivos setores para eventuais dúvidas. É possível também fazer o treinamento por meio do link: https://treinamento2virtualif.iftm.edu.br/VRTL/ com usuário e senha do Virtual IF e, ainda, acessar os tutorais disponíveis na tela de início de ambos os módulos.


Como acessar os módulos

Para acessar os módulos, o servidor deverá seguir os seguintes passos:

  1. Acessar http://www.iftm.edu.br/ e clicar em Virtual IF ou acessar https://virtualif.iftm.edu.br/VRTL/;
  2. Digitar usuário e senha.
  3. Escolher entre DOCS para elaboração de documentos oficiais ou PEI para consulta de processos.

Como elaborar um documento digital?

Acessar o módulo DOCS, clicar no menu lateral Criar Documentos > Elaborar Documentos, preencher os campos que são solicitados, passando por 6 etapas

IMPORTANTE: Enquanto o documento não for FINALIZADO (botão 'Finalizar') ele permanece sendo um RASCUNHO e pode ser editado pelo autor. Depois de finalizado o documento passa para a situação AGUARDANDO ASSINATURA e suas informações NÃO PODEM SER EDITADAS.


Como excluir um documento digital?

Somente se pode excluir um documento se a sua situação for RASCUNHO. Para isso você deve clicar no menu lateral Criar Documentos > Elaborar Documentos, clicar em “Pesquisar” na parte superior da tela e clicar no documento com o status RASCUNHO a ser excluído; o documento irá abrir e deve-se clicar em “Excluir”.


Como retirar um anexo um documento digital assinado?

Não é possível a retirada de um anexo do documento digital assinado e finalizado.


Recebi um documento para assinar. O que fazer?

Acessar o módulo DOCS, clicar no menu lateral Assinar Documento > Assinar Documentos, a tela de pesquisa aparecerá padronizada com a situação “Aguardando assinatura”, clique em “Assinar” e será aberto o documento a ser assinado. Você pode navegar nas diversas abas do documento; você pode clicar em “Avançar” ou clicar diretamente na aba “Assinaturas”. Para assinar, o servidor deverá utilizar a senha do VirtualIF no campo 'Assinar c/ senha'. Após informar a senha basta clicar em 'Assinar'. É respeitada a hierarquia de funções para as assinaturas

IMPORTANTE: Caso o servidor não concorde com o conteúdo do documento ele poderá revertê- lo. O botão 'Reverter' faz com que o documento volte a ser um RASCUNHO, e assim volte a ser editável pelo autor, que poderá consultar no menu lateral Criar Documentos > Elaborar Documentos, clicar em “Pesquisar” na parte superior da tela. Lembrando que o servidor só poderá reverter um documento caso ele ainda não o tenha assinado. Quando a reversão ocorrer, todas as assinaturas que por ventura tiverem sido efetivadas deixarão de existir, para que uma nova versão do documento seja encaminhada a todos os assinantes.


Depois de finalizado e assinado, o documento pode ser alterado?

Não. Somente se o documento foi salvo na elaboração deste.


Não foi gerado número de documento. O que fazer?

Verificar se o documento foi assinado por todos designados na elaboração deste, já que a numeração, data e algumas outras informações somente serão inseridas, automaticamente pelo sistema, quando da última assinatura no documento.


Depois do documento assinado, tenho que tramitar? E quem tramita?

Sim, o documento não é tramitado automaticamente (até porque ao invés de tramitá-lo você pode anexá-lo a um processo, ou simplesmente “deixá-lo pronto”). Assim, o responsável pela tramitação é o remetente que é informado no início da elaboração do documento.

Por exemplo: se foi informado alguma pró-reitoria/direção geral, somente o responsável por aquele setor é quem poderá tramitar o documento assinado.

Para tramitar, deve-se acessar o módulo DOCS, clicar no menu lateral Tramitar Documento > Tramitar Documentos, selecionar na tela de pesquisa a situação “Aguardando tramitação”, localizar o documento assinado e clicar em “Visualizar”. Clicar em “Avançar” ou clicar diretamente na aba “Tramitações”, nessa tela teremos alguns casos:

  1. Despacho a ser incluído em processo digital: na parte posterior da tela existe a opção “Anexar ao processo”, digitar o número do processo digital e clicar em “Incluir”, não é necessário fazer a operação de tramitação do DOCS, porém precisa realizar a tramitação do processo no módulo PEI ao setor de destino;
  2. Memorando ou outro similar que necessite da mesma operação: na parte superior da tela existe a opção “Tramitar”, e os campos “remetente” e “destinatário” já vem preenchidos; desta forma basta preencher a operação. É possível incluir setores filhos do setor do destinatário, basta clicar “Incluir setores filhos”. Ao clicar em “Tramitar”, caso tenha marcado a opção de setores filhos, e exista algum destes setores que não necessitem receber o documento, basta clicar em “remover”;
  3. Memorando Circular ou outro similar que necessite da mesma operação: na parte superior da tela existe a opção “Tramitar”, já vem padronizado o remetente e destinatário informado na elaboração, basta preencher a operação. Para tramitar para outros setores, basta incluir o “DE” “PARA”, preencher a operação e clicar em “Tramitar”;
  4. Os outros tipos de documentos disponíveis poderão fazer analogia às tramitações mencionadas nas alíneas “a”, “b” e “c

Fiz um despacho e não consigo localizá-lo no processo digital. O que fazer?

Para visualizar um documento por você elaborado e já assinado, no módulo DOCS, você deve clicar no menu lateral Tramitar Documento > Tramitar Documentos, selecionar uma situação para o documento e clicar em “Visualizar”. Você pode ir à aba “Tramitações”, e na parte posterior da tela existe a opção “Anexar ao processo”, digitando o número do processo digital e clicando em “Incluir”. Não é necessário fazer a operação de tramitação do DOCS, porém precisa realizar a tramitação do processo no módulo PEI ao setor de destino.


Não consigo anexar um despacho no processo digital. O que fazer?

Verificar no PEI se o processo encontra-se no seu setor (com a situação “aguardando saída / decisão), já que apenas nesta situação é permitida a anexação de documentos. Se não, dar entrada no processo e repetir o processo da tramitação no DOCS.


Como anexar um documento já existente (externo) ao processo digital que irá permanecer em meu setor?

Para tal, é necessário cadastrar um novo documento no módulo DOCS. Para fazê-lo, deve-se clicar no menu lateral Criar Documentos > Cadastrar Documentos externos ao sistema, preencher os campos que são solicitados, passando por 6 etapas.

Posteriormente, clicar no menu lateral Tramitar Documento > Tramitar Documentos, selecionar a situação “Aguardando Tramitação” , localizar o documento, clicar em “Visualizar”, ir na aba “Tramitações” e na parte posterior da tela existe a opção “Anexar ao processo”. Aí você deve digitar o número do processo digital e clicar em “Incluir”, não sendo necessário fazer a operação de tramitação do DOCS.


Como visualizar um processo?

Você deve acessar o módulo PEI, buscar no menu a opção “tramitação” e fazer a seleção desejada; depois de localizado o processo a ser consultado, clique no botão “histórico de tramitação” para buscar as informações disponíveis, como o setor em que o processo está no momento, qual a sua situação, bem como todos os documentos OSTENSIVOS a ele anexados, se for digital. Caso tenha algum documento que não consiga abrir é porque o grau de sigilo do documento foi classificado pelo autor como PESSOAL e somente se foi endereçado ao setor em que está vinculado é que conseguirá visualizá-lo.


O que seria o grau de sigilo “pessoal”?

A definição de documentos pessoais segue as orientações da LAI – Lei de Acesso a Informação (inciso IV do artigo 4° da Lei n° 12.527/11), do Decreto nº 7.724/12 que regula a LAI, do Manual de Aplicação da Lei de Acesso à Informação da CGU, que é referência sobre o assunto, e finalmente da Norma Operacional 01/2017 do IFTM que está de acordo com a legislação vigente. Assim, exemplos de documentos pessoais são:

  • RG, CPF, Certidões de Casamento, etc.
  • Número de telefone pessoal (fixo ou móvel);
  • Informações financeiras e patrimoniais;
  • Informações referentes a dependentes ou pensões;
  • Informações médicas.

Um processo digital com o grau de sigilo “ostensivo” poderá conter documentos digitais considerados como “pessoal”?

Sim, e o documento elaborado no DOCS bem como seus anexos somente serão visíveis se o processo estiver no setor, ou seja, se o servidor der “entrada” no processo no módulo PEI. E quando o processo possui grau de sigilo ostensivo com documentos digitais pessoais, somente as pessoas lotadas diretamente no setor do destinatário é que poderão visualizar os documentos.


Preciso abrir um processo. O que fazer?

Elaborar um memorando via módulo DOCS, solicitando a abertura, incluindo os anexos, se necessários, e tramitar para o setor de protocolo da sua unidade.


Preciso retirar um documento de um processo digital. O que fazer?

Esta operação somente pode ser realizada por “desentranhamento de documentos”. Para isso você deve elaborar um despacho via módulo DOCS, justificando o motivo do desentranhamento e colocando todas as assinaturas do documento inicial, neste novo despacho, para dar ciência aos assinantes. Após este procedimento você deve anexar o despacho no processo digital e, assim, movimentá-lo via PEI para o Setor de Protocolo da sua unidade, que tomará as providências.


Preciso alterar o grau de sigilo de um documento digital. O que fazer?

O grau de sigilo de um documento / processo poderá ser alterado apenas pelas autoridades competentes, conforme Norma Operacional IFTM nº 01 de 05/05/17, ou pelos setores de protocolo das suas unidades. Esta alteração deve ser devidamente justificada e criticamente analisada, pois a atribuição de grau de sigilo é de responsabilidade de quem elaborou o documento / processo.


Preciso cadastrar “público externo” e “órgão colegiado”. O que fazer?

Entrar em contato com o Setor de Protocolo da Reitoria. Telefone: (34) 3326-1140 ou protocolo@iftm.edu.br ou gestaodedocumentos@iftm.edu.br. Falar com Cecília Coelho ou Caio Resende


Preciso cadastrar um “servidor autorizado” para movimentar processos no PEI e documentos no DOCs. O que fazer?

Entrar em contato com o Setor de Protocolo da Reitoria. Telefone: (34) 3326-1140 ou protocolo@iftm.edu.br ou gestaodedocumentos@iftm.edu.br. Falar com Cecília Coelho ou Caio Resende


Estou elaborando um documento destinado a outro setor; coloco apenas o setor de destino ou preciso colocar o meu setor e demais envolvidos como interessados no processo, mesmo que não tenham relação com aquele documento?

Você deve colocar as pessoas interessadas no documento que está sendo elaborado. Os Interessados podem ser do tipo SETOR, SERVIDOR, EXTERNO e ÓRGÃO COLEGIADO. Após a escolha do(s) interessado(s), clicar em “Incluir”. Se for mais de um, deve-se repetir esse procedimento, após finalizar basta clicar em 'Salvar e continuar' para prosseguir para a próxima etapa.


O Sistema apresentou um “problema” , ou uma operação com a utilização do DOCs ou do PEI está apresentando falhas / erros. O que fazer?

Abra um STI, solicitando a correção. Você deve apresentar o máximo de informações possíveis para facilitar o trabalho da equipe de TI, tais como print das telas, número do processo ou documento que apresentou inconsistência, tela / aba em que ocorreu, etc. Para abrir o STI você deve clicar, dentro do VirtualIF, no segundo botão do cabeçalho “Serviços de T. I.”, ir no menu “Chamados”, “Abrir Chamado” e preencher as informações solicitadas.


Tenho uma proposta de melhoria para o sistema. Posso dar a minha sugestão?

Com certeza. O sistema está em fase de implantação, mas modificações que facilitem o trabalho dos servidores serão muito bem vindas. Assim, solicitamos que estas sejam devidamente embasadas e justificadas, e sejam encaminhadas à PROAD para análise, no e-mail proad@iftm.edu.br. A equipe da PROAD, juntamente às outras equipes responsáveis pela implementação do sistema discutirão a proposta e avaliarão a possibilidade da implementação, a prioridade desta, mediante as outras propostas, etc.


Depois da implantação dos módulos DOCS e PEI não sei quais os trâmites realizar para novos processos / documentos.

Na teoria, nenhum trâmite mudou. A diferença é que os trâmites que eram feitos via papel deverão ser feitos de maneira digital. O IFTM, mediante a implantação destes módulos, objetiva reduzir ao máximo as impressões; assim, todas as situações em que se puder evitar a impressão, com a utilização dos citados módulos, devem ser feitas.


Os módulos DOCS e PEI aceitam quais extensões de arquivo?

Em teoria, qualquer extensão de arquivo poderia ser “anexada” a um documento ou processo. Entretanto, visando a integração dos módulos DOCS e PEI a outros sistemas que já trabalham de maneira eletrônica, tomou-se a decisão de que apenas as extensões “.pdf” serão aceitas a partir de 06/03/2018. Após o trabalho de integração supramencionado, outras extensões poderão ser novamente permitidas.


LEGISLAÇÃO PERTINENTE:

Decreto nº 8539 de 8/10/15 - Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Portaria Normativa nº 002 de 29/12/2017 - Estabelece a obrigatoriedade da abertura, formalização e tramitação de processos e documentos oficiais no âmbito do IFTM.

Norma Operacional IFTM nº 01 de 05/05/17 - Dispõe sobre procedimentos de protocolo e arquivo do IFTM.

Lei N° 8.159, de janeiro de 1991 - Política Nacional de arquivos públicos e privados.

Decreto N° 4.073 de janeiro de 2002 - Regulamenta Política Nacional de arquivos públicos e privados.

Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação.

Decreto 7724, de 16 de maio de 2012 - Decreto que regulamenta a Lei de Acesso à Informação.

Portaria Interministerial MJ/MP nº 1677 de 7/10/15 - Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo.

Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013 - Institui Normas sobre manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das IES.

Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 - Estabelece a obrigatoriedade do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade.

Portaria nº 92 de 23 de setembro de 2011 - Aprova o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Atividades-fim dos IFES.

Resolução nº 14 do CONARQ - Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Atividades-meio.

Portaria nº 1042 de 17/08/12 - Manual de Gestão de Documentos.


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